Green Heads: Zautomatizovali jsme práci řidičů rozvozu našeho e-shopu

Co byste měli vědět o Green Heads​

Green Heads je přední dovozce a distributor rostlinných potravin a nápojů v Česku. Jejich sortiment najdete nejen na e-shopu, ale i v mnoha moderních kavárnách ve velkých městech. Prodej realizujeme především prostřednictvím e-shopu.

Pokud navštěvujete některé z moderních kaváren ve velkých městech, je velká pravděpodobnost, že v nich zakoupíte některý z produktů, které Green Heads dodává.

Výzva: Ruční procesy brzdily řidiče​

Protože máme v našem DNA nedělat věci příliš složitě, měli jsme nastavený proces tak, že veškeré věci kolem dodání objednávky řešili především samotní řidiči (při předání objednávky zákazníkovi docházelo k finální kontrole, úpravě a potvrzení).

Cílem projektu bylo​

• Sížit kurýrům poměrně velkou administrativní zátěž
• Zrychlit interní komunikaci a zlepšit zákaznickou zkušenost
• Odstínit kurýry od přístupu do e-shopu
• Minimalizovat možnost chyb
• Zautomatizovat předávní reklamací a feedbacku na backoffice

Centralizované řešení s MessageOk​

Společně se zákazníkem jsme detailně zanalyzovali všechny administrativní kroky a sjednotili je v rámci MessageOk scénářů.

Práce s objednávkami​

Kurýři si nově přímo z Rinkai aplikace otevřou MessageOk scénář, který jim načte doručovanou objednávku a zobrazí jim k ní všechny potřebné informace (údaje o zákazníkovi, jednotlivé produkty v objednávce i částku, kterou jim má zákazník zaplatit a jakým způsobem)

Díky tomu sebou nemusí vozit desky a stoh papírů s vytištěnými objednávkami, ve kterých by museli něco hledat a zaškrtávat.

Automatické vyřízení​

Akční tlačítka se u každé objednávky zobrazují na základě toho, co je s objednávkou možné z pohledu kurýra dělat. Typicky u každé objednávky kurýr nyní vidí tlačítka:
• Doručeno
• Zapsat reklamaci
• Odebrat produkty
• Zapsat zálohovatelné obaly

Žádná administrativa​

Krurý nemůže udělat chybu. Scénáře mu dovolují jen to co je možné. Kurýr nemusí procházet žádným školením, postupuje jen dle možností ve scénářích.

Jednotlivá tlačítka automaticky spouší dalších navázané akce
• Vytváří fakturu
• Zapisují úkoly (reklamace nebo feedback) pro kolegy z týmu do Freela
• Potvrzují doručení objednávky zákazníkovi

„MessageOk nám pomohlo v ucelení různě rozházených procesů v několika aplikacích do jednoho přehledného rozhraní. Namísto zbytečného učení se vícero administrativních úkonů teď řidič jednoduše a intuitivně vše odbaví pár kliknutími. Tím se zkracuje čas, co s tím řidič musí strávit a zároveň se snižuje chybovost. Provoz a backoffice současně dostává všechny informace přehledně v datově navázaných reportech. Vše důležité se po uzavření trasy propíše do jednoduché tabulky. Dokážeme tak například sledovat tok zálohovaných obalů, přiřadit je k trase, konkrétní objednávce i danému řidiči. Tím se zase značně zefektivňuje controlling.“

Lukáš Horník, Vedoucí provozu, Green Heads

Reporting​

Všechny údaje o doručených objednávkách a přijatých zálohovatelných obalech se zároveň na pozadí ukládají. Jakmile pak řidič všechny objednávky z daného dne a trasy doručí, automaticky se mu spočítá například přijatá hotovost, aby si mohl vše spočítat a zkontrolovat, celková částka z objednávek zaplacených kartou, počet přijatých přepravek i lahví, které by měl mít na autě atd. Všechny tyto informace se také následně uloží do reportu (napojené Google Sheet tabulky), kde si je může kdokoliv dohledat a následně s nimi pracovat. Každý řidič má také možnost při uzavření trasy napsat nějakou vlastní poznámku pro controlling – může napsat všechno, co šlo z nějakého důvodu mimo funkční systém.

Realizace trvala přibližně 2 měsíce a bylo potřeba 0 programátorů. Všechna napojení jsme vytvořili v našem editoru MessageOk.

Komentář klienta​

„Namísto složitého vyplňování formulářů dnes řidič prostě stiskne tlačítko "Objednávka dodána" a všechny potřebné informace o objednávce se vloží do reportingu, objednávka se označí jako vyřízená což automaticky spustí další procesy.“

Tomáš Kofroň, Co-founder & CMO, Green Heads

Klíčové přínosy​

Úspora času a eliminace papírování​

Řidiči nyní šetří desítky minut denně díky tomu, že zcela odpadly administrativní kroky a nutnost ruční editace v Shoptetu

Zásadně nižší chybovost​

Standardizované procesy, které dovolují jen to co je procesem defnované minimalizují možnost chyb.

Lepší přehled pro backoffice​

Backoffice se o požadavku na řešení reklamace dozví okamžitě. Ihned jsou předány všechny související informace a kolegové nemusí čekat na informace o řidiče.

Reporting​

Centralizované a datově navázané reporty usnadňují controlling i plánování tras.

Snadné změny​

Projekt byl dokončen za 2 měsíce a bylo potřeba přesně 0 programátorů. Veškeré procey byly vytvořeny v MessageOk editoru. Klient si může parametry procesů nebo textace editovat sám bez nutnosti čekat na IT.